書類を紙として置いておくことはハイリスクノーリターンです
お越し頂きありがとうございます
機密書類専門のスキャニング会社
株式会社vividの小川と申します
弊社は機密書類の書類を電子化しており、
主に士業・不動産業界のお客様からご依頼頂いております
先に申し上げておきますと・・・
書類電子化(PDF)のメリットは
貴方の想像以上に大きいです
皆様の現状の悩みとして下記項目が当てはまりませんか？
紙が多すぎて散逸している
原本保管しないといけない書類は少ない
見返す機会は少ないのに捨てられない(にくい)
探したい書類がすぐに見つからない
スペースを圧迫していて人員が増やせない
紙保管のために倉庫を借りるのは勿体ない
紙保管に掛かっている費用をなんとかしたい
都内に倉庫を借りると高いため、事務所から遠い場所に借りることになる
バックアップとしてPDFにしたい
いつでも捨てられる状況を作るためPDFにしたい
PDFにしたいが自分でやる時間はない
事務員にPDFをお願いするのはモチベーション低下に繋がる
クライアントや裁判所へ行く際に持ち運ぶ書類が多すぎる
事務所内の他の人間と共有する時が紙だと不便
今更書類を電子化する気がおきない
実際はデータにあるのに紙でも保存している不必要な書類が多い
盗難災害が起きた時の書類紛失が怖い
利益相反に該当しないように出来る仕組みがほしい
新人教育のために過去の判例がいつでも見れる仕組みがほしい
税務調査後の書類は基本使わない。クライアントが捨てるからとっておきたい
当てはまるものがなければこのページを見る必要はございません
当てはまる方は次に
書類電子化に対して下記のような不安がありませんか？
外部に書類を預けるのは怖い(個人情報・機密情報)
書類を電子で保管することに不安がある(紛失・漏洩)
周りはみんな紙なのに自分だけ電子は抵抗がある
クライアントからどう思われるかが不安
書類を紛失して問題になった時のリスクがでかすぎる
業界的にそういう動きが少ない
いかがでしょうか
このように書類をなくしたい気持ちはあっても
実現に対しての大きなハードルがあるかと思います
これらの問題を一つずつ解決することが私達の役目だと思っております
vividではそんなお客様の書類のスキャニングを請け負っております
冒頭申し上げたように、
書類電子化(PDF)のメリットは
貴方の想像以上に大きいです
正確にはvividに依頼することのメリットです
では次に書類が電子化になったことを想像して下さい
スペースにゆとりをもって仕事が出来ます
⇒⇒職場内が働きやすい環境になります〇〇のファイルどこだっけ・・・？
⇒⇒フォルダ内で検索を掛けて一瞬で見つかりますこのＰＤＦ内の〇〇という文言どこだっけ・・・？
⇒⇒ＰＤＦ内で検索を掛けて一瞬で見つかります事務員さんに書類の提示を求められることはなくなります
⇒⇒各自で検索すればすぐ見つかりますクライアントの対応がスピーディーになります
⇒⇒必要な書類がすぐに見つかります。周辺も無駄な書類がなくなりますいつでも気持ちよく書類が捨てられます
⇒⇒電子化したことによって、考えることなく捨てることが出来ます書類が少なくなるので、今より条件の良い物件に引っ越すことが出来ます
⇒⇒今後は書類のスペース確保を考える必要がなくなります引っ越しや模様替えが手間ではありません
⇒⇒荷物が少なくなるので、臨機応変に対応することが出来ます確認する資料が他の人と被った
⇒⇒電子化で共有しているので、複数の人間で書類を見ることが出来ますいかがですか？
実はまだまだ挙げきれないほど書類を電子化することのメリットがあります
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vividに電子化(PDF)を依頼するメリット
業務効率が飛躍的にＵＰ
⇒⇒他社にはない全PDFをOCR対応
大幅なコストダウンが実現
⇒⇒数年後には数十万・数百万単位で軽減
業務スペース確保
⇒⇒打ち合わせスペース確保や人員増加へ
紛失リスクの低下
⇒⇒今の時代、手元に置いておくよりデータ保管のほうが安全です
一人一人のお客様に合わせて柔軟な対応
⇒⇒こちらの決まった形で仕事はしません
同業他社との圧倒的な価格とサービスの違い
⇒⇒桁単位で差の出る価格設定
一つずつご説明致します
業務効率が飛躍的にＵＰ
お預かりした書類はＰＤＦに変換後、
「ＣＤ」もしくは「ＨＤＤ」へ保存致します。
vividでは全ての書類が「ＯＣＲ」機能付きのＰＤＦへ変換します
ＯＣＲとは「文字認識」のことで、ＰＤＦ内で検索をすることが可能です。
※ＯＣＲ付きのＰＤＦで検索した図
黄色枠箇所で検索をかけると、黒枠のように該当箇所までページが飛んで場所を教えてくれます。
これが数百枚あるＰＤＦでも一瞬でお探しの文章を見つけ出せる理由です。
電子化したデータをすぐに見つけられる仕組みです
ＰＤＦファイル名は全てお客様ご要望の名前をお付け致します。
これは後でＰＤＦを探しやすいようにするためです。
ＣＤで保存した場合は別途エクセルファイルでこのように管理しますので、
「必要なＰＤＦがどのＣＤにあるのかすぐに把握することが出来ます」
ＣＤは管理番号をそれぞれ印字
ＣＤをパソコンに入れるとフォルダでこのように表示されます
１枚のＣＤに入るＰＤＦの量は限りがあります(７００ＭＢ)
量によっては複数のＣＤになりますが・・・
そうなった時に１枚１枚パソコンにＣＤを入れて探すのは面倒ですよね？？
そこで、エクセルでも一覧にしてお渡ししております
エクセルデータで一覧にしておくことで、どこのＣＤに何が入っているか一瞬で分かります
下記図をご覧ください(弁護士先生を例にしています)
上記はＣＤの場合ですが、ＨＤＤならフォルダを開くと全ファイルが出てきます
そこから検索を使えば一発で見つかります
ＣＤとＨＤＤどちらが便利かと言えば「ＨＤＤ」です
しかしＣＤのほうが安心するという方のために、二通りご用意しております
ＨＤＤは安心のバックアップ機能付き
ＨＤＤはミラーリング機能(別のＨＤＤへ自動バックアップ)がついたものをご提案させて頂きます。
万が一データが紛失してもすぐにバックアップデータから復旧可能です。
バックアップはリアルタイムで行われるので、煩わしいバックアップ作業をする必要がありません。
利便性・安全性からもＣＤよりＨＤＤをオススメしております
外出先から電子データを見れるＨＤＤも・・
また、外出先から書類を見ることが出来るＨＤＤもございます。
まるでクラウドのような感覚でＨＤＤに保存が出来るので大変便利です。
ＮＡＳと呼ばれるものです。気になる方は是非お問合せ下さい。
機密書類の管理でお悩みの方は今すぐご連絡を
(株式会社vivid 代表者直通)
ＴＥＬ ０８０－１３３４－４４９２
大幅なコストダウンが実現(数年後には数十・数百万単位)
紙で書類保管することでどのくらい費用が掛かっているか認識していますか？
倉庫を借りている場合は毎月支出があるのでイメージしやすいですが、
事務所に置いている場合は「家賃」として払っているため認識しづらいです。
しかし、事務所に置いているそのスペースにもお金は掛かっています
書類保管のスペースを必要としなければ・・・
今よりも安い家賃の事務所で仕事が出来ます
商談・打ち合わせスペースを増やせます
どのくらいスペースにお金が掛かっているのか・・
具体的な数字を出してご説明致します
書類を保管する際はキャビネットを使われることが多いと思います
キャビネット１台に使うスペースは約０.４坪(通路も含む)
横浜の平均坪単価 １２,０００円で計算
１２,０００(平均坪単価) × ０.４坪(キャビネット１台) = ４,８００円
キャビネット１台で月４,８００円の経費が掛かる見込み
※都内は更に高くなります
キャビネットが１０台と仮定すると
１か月で４８,０００円
１年間で５７６,０００円
当然年数を重ねていけば、書類もその分増えていきますから年々増加します
例を使って説明致します
書類を電子化することで
５年間で約２,３６０,０００円
１０年間で約６,２８０,０００円
ＰＤＦにすることによって節約できることが分かります
年単位でみても、
５年後は年間約７２０,０００円
１０年後は年間約８４０,０００円
これだけ安くなることが分かります
勿論お客様の状況によって内容は変わりますが、
紙保管よりもＰＤＦで保管するほうがコストが安くなることはお分かり頂けると思います
機密書類の管理でお悩みの方は今すぐご連絡を
(株式会社vivid 代表者直通)
ＴＥＬ ０８０－１３３４－４４９２
業務スペース確保
説明するまでもないかもしれませんが、書類を電子化にすることでスペースが確保出来ます
確保したスペースで人員増加や作業・打ち合わせスペースを作るなど活用して下さい
例えば直近５年間分だけは紙で持っていて、５年を過ぎたらすぐに捨てるのもいいかもしれません
電子化していることで気兼ねなく捨てることが出来るのも電子化の利点です
紛失リスクの低下(紙保管よりも遥かにリスクが低い)
よく耳にするのが「データにすることでの漏洩・紛失が怖い」です。
率直に申し上げると漏洩・紛失リスクはお手元や倉庫に置いておくことほうが高いです。
・災害
・盗難
・人為ミス
これらによって書類はいとも簡単に紛失します
また、個人情報を扱っている書類を事務所のキャビネットに保管していますが、
果たして個人情報の観点から正しい管理方法でしょうか？？
そこで訴えられたら勝てるとは限りません
数多くの士業の先生にご意見を集計した結果、面白いデータがになりました
２０代・３０代・一部４０代の先生は
「書類を紙で置いておくのが怖いからデータ(電子)で持っておきたい」
４０代・５０代以上の先生は
「書類をデータ(電子)にするのは怖い。手元にあるほうが安心する」
何故同じ仕事をしているのに真逆のご意見なのか？
それは "身近でないから怖い" ということだと思います
今の２０代・３０代の方は、子供の頃からパソコンに触れてきました
今では仕事の中でパソコン・スマホを活用するのが当たり前です
パソコンが身近にありましたから、パソコンのセキュリティの強さなど知っています
また、それらを使うことに対しての抵抗感がありません(あって当たり前)
反対にパソコンを身近に使ってこなかった方は
「データ(電子)はよく漏洩する」というイメージが先行しているのだと思います
何が言いたいかというと
今の時代パソコンのセキュリティというのは非常に高いです
書類を紙で保管しておくことは本当にリスクがないのか？
それを考えずに書類保管しておくことのリスクをしっかりと把握して頂きたいのです
今、国では書類を極力電子化していく方向に進んでおります
士業業界では正直この動きはかなり鈍いです
これは私が感じたのではなく、実際に士業の先生が感じられています
「頭では分かっているけど怖い」これが本音だと思います
しかし、そんな士業業界でも最近では変化が起きてまして
例えば弁護士先生
弁護士会では「書類の電子化」を推奨しているところもあります。(都道府県により異なります)
徐々にではありますが、機密性の高い書類を扱う業界でも電子化にシフトしていっております
電子化＝漏洩・紛失しやすい
この考え方は時代遅れということをご認識下さい
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(株式会社vivid 代表者直通)
ＴＥＬ ０８０－１３３４－４４９２
業務的ではなく、一人一人のお客様に合わせて柔軟な対応
企業として基本的なフローを作り、それに則り作業に入るのが効率的です
しかし、vividではお客様の要望に出来るだけ応えていきます
お客様によって働き方や書類に対する悩みは大きく異なります
スペースが奪われるのが嫌なのか
コストが掛かりすぎるから嫌なのか
効率的ではないから嫌なのか
この悩みがどこにあるのかを把握することで、ご依頼頂いた後の未来が想像出来ます
その未来を実現することが、お客様の満足度に繋がってくると考えております
vividが目指すのは満足度１００％ではなく１２０％です
同業他社とvividの圧倒的な価格とサービスの違い
先に申し上げますと機密書類の電子化を専門に扱っている会社はvividだけです
そしてvividではお客様一人一人の要望全てに叶えることに全力を尽くします
サービスで勝負
価格で勝負はしていません
が、結果的に価格は同業他社と比較しても圧倒的最安値です
vividでの価格設定は完全重量計算！
１ｋｇあたり２,０００円～お見積りさせて頂いております
これが安いのか高いのか？
過去にvividが請け負った書類を精査して比較してみました
他社の価格は実際に公開されている金額です
すると・・・
vividのほうが約７０～８５％
安く受注させて頂いております
何故ここまで安いのか？
他社では基本的にキレイなＡ４用紙を前提に請け負っております
参考までにＡ４用紙１枚あたり５円～２５円がこの業界の相場です
(Ａ４用紙１枚５グラムです)
謳い文句でよく「１枚５円～」とありますが
基本的にソート(スキャンの上に５０枚くらい乗せてボタンを押すと一気にスキャン出来る)を想定しています。
例えば
１～３ページ目 Ａ４用紙
４ページ目 Ａ３用紙
５ページ目 Ａ４用紙
などソートが出来ない状態が多ければその分Ａ４用紙の単価があります。
これが薄い紙だったり、付箋やインデックスが貼ってあるＡ４用紙だと値段が跳ね上がります
しかし、皆様の書類はそういうものばかりではないでしょうか？
vividでは先ほど申し上げたように完全重量計算です。
中身がどうであれ、それによって追加料金がかかることは一切ございません。
ですからここまで差が出るのです。
ホチキスを外す作業
インデックスを外す(スキャンする)作業
付箋を外す(スキャンする)作業
ＰＤＦに任意の名前を付ける作業
ＣＤやＨＤＤに保存する作業
Ａ４以外の書類
ＯＣＲ(文字認識)を付ける費用
白黒ではなく、カラースキャン
他社ではこれら全てにオプション料金が掛かります
vividでは重量で計算しますので、一切掛かりません！
過去にお見積りさせて頂いた話
過去にお見積り頂いた税理士先生の話をさせて頂きますと
書庫スペースをあけたいということで、約２トンの書類をお見積りさせて頂きました。
相見積もりだったようですが、
大手で安いと言われている業者からのお見積り額が 約１,２００万円
弊社が見積もりした額は 約２３０万円
このように、vividでは決して価格で勝負をしているつもりはありませんが、
結果的に業界最安値となっております。
また、一括で電子化にするのではなく毎月定額がいい！というご要望にもお応えしております。
例えば毎月２万円で出来る範囲だけＰＤＦにしてほしい！！なども可能です。
例外なく、どんな要望でも形にしていきます。是非お問合せ下さい。
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(株式会社vivid 代表者直通)
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ご依頼頂いた際の流れ
全体のおおまかな流れをご説明致します
①お客様の現状と希望を正確に把握する
まずはお話を聞かせて頂きたいです
先ほどと重複しますが、紙保管に対して悩んでいる理由は人それぞれです
スペースが奪われるのが嫌なのか
コストが掛かりすぎるから嫌なのか
効率的ではないから嫌なのか
この悩みがどこにあるのかを把握することで、ご依頼頂いた後の未来が想像出来ます
②ＮＤＡ(秘密保持契約)を締結
書類を拝見させて頂く前に必ずＮＤＡは締結致します
大切な書類を拝見するわけですから、当然のことだと思っております
③書類の状態を確認してお見積り
・書類の状態(どのような保管状態)
・ご依頼頂く量
・どのように電子化にしてほしいか
これらの情報からお見積りをさせて頂きます。
大まかな見積もり金額でしたら、拝見した段階で口頭にてお伝えすることは出来ます
目安にして頂ければと思います。
後日正式にお見積り額を提示させて頂きます。
④請負契約書の締結
金額に問題がなければ、請負契約書締結後に作業させて頂きます。
セキュリティ管理者以外触らない環境で作業させて頂きます。
⑤納品
ＣＤもしくはＨＤＤに入れて納品致します。
納品時に納品書と請求書をお渡し致します。
書類に関しては処分するかお返しするかはお客様とお話させて頂きます。
⑥溶解処分(希望があれば)
vividではヤマト運輸と提携しているため、溶解処分も請け負うことは可能です。
納品する時はデータにして、書類はこちらで保管します。
中身をご確認頂いて問題がなければ、ご指示を頂いたタイミングで溶解処分に出します。
溶解証明書も後日送付致します。
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(株式会社vivid 代表者直通)
ＴＥＬ ０８０－１３３４－４４９２
価格
vividでは重量で計算させて頂いております。
１ｋｇ １,５００円～請け負っております。
書類の保存状況により、ｋｇあたりの価格は増減します。
試しに手元にある書類を測ってみて下さい。
一括で大量の書類を請け負うことも
毎月〇万円と決めて請け負うことも
〇〇円の範囲で出来るだけやってほしい！というご要望も
どんなことでも対応致します。
是非お気軽にお問合せ下さい。
機密書類の管理でお悩みの方は今すぐご連絡を
(株式会社vivid 代表者直通)
ＴＥＬ ０８０－１３３４－４４９２
書類の電子化は補助金対象の可能性が！？
IT化が急速に進んでいくことから、国内全体で電子化の需要が高まってきております。
業務効率化や雇用拡大が認められれば、国から補助金が金額の２/３支給されます
書類の電子化は業務効率化に該当する見込みです
vividも専門家と提携して、お客様の負担が少しでも減らせるように努力致します。
vividの理念
書類を電子化(PDF)することでスペース確保・コスト削減！確かに大切だと思います
しかし、お節介かもしれませんがそれだけではなく
お客様の業務が効率的になる仕事をしたいと考えております
ＰＤＦに名前を付けるだけで別料金
これはスキャニング業界の常識です
しかし、この常識にはとても疑問です
ＰＤＦに名前を付けることなんて当たり前だと思うのです
ＰＤＦにすることが目的ではなく、活用することが目的ならこのような発想には決してならないはずです
せっかく投資するわけですから、日々の業務が効率化になることを実感頂いたほうが今後電子化にする活力にもなると思います
ＰＤＦの名前付け一つにしてもそうです
先ほどから申し上げていますが、働き方・悩み・希望は人それぞれです
その分だけＰＤＦの名前の付け方は異なります
だからこそお客様の情報を出来るだけ頂き、ご要望に対応する
それがvividが常に考えていることです
お客様のご要望に細かく対応出来ることが強みです！
是非お問い合わせ下さい
この事業を立ち上げるにあたって、何十人もの士業の先生にご意見を伺いました
立ち上げにあたって様々なご意見を頂いた先生方、誠にありがとうございました
これから先もたくさんのご意見を頂きながら成長していきたいと思っております
vividへのお問合せ
お見積りのご依頼
メールでのお見積り依頼
書類をどうしたらいいかの相談
スペース確保のためのアドバイスがほしい
業務を効率化したいが、どこから手をつければいいか分からない
なんでもかまいません！
遠慮なくご連絡を下さい。
メールでも電話でも受け付けております。
決して押し付けるやり方は致しません。
お互いのニーズが合致しなければそれは商売ではありません。
お互いメリットがあると判断したら是非お仕事をさせて下さい。
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